Una ricetta efficace per l’organizzazione dei propri impegni

Una delle cose che mi piace di più dell’informatica e delle reti è che possono veramente renderti la vita più comoda e semplice. Oggi vi parlerò di un’opportunità che ci offrono le agende elettroniche ed alcune tecnologie di supporto ad esse, che, messe tutte insieme, sono una vera potenza per chi deve organizzare i propri impegni.

 

 

 

 

 

Le invenzioni in fatto di agende

Partiamo dalle soluzioni più comuni che le persone utilizzano per organizzare i propri impegni, vediamo quali limiti hanno e come questa integrazione possa aiutare a superarli.

1) Io appartenevo, fino a poco tempo fà, alla categoria di persone che non ha nemmeno un’agenda di carta, perché, tutto sommato, la mia vita era abbastanza lineare e quindi riuscivo, con sufficienti risultati, a tenere a mente tutte le cose che avevo da fare. Questo approccio ovviamente NON funziona appena aumentano un pò gli impegni o ci si deve confrontare spesso con qualcun’altro. E’ inevitabile dimenticare qualcosa o perdere tempo ad accordarsi.

2) Chi usa un’agenda cartacea già sta meglio di chi ne è sprovvisto, e, come tutti sanno, tali agende hanno funzionato per centinaia di anni senza troppi problemi per tutti; il mondo di oggi però è cambiato, abbiamo sempre più cose da fare, tante micro-attività, cose da ricordare, persone con cui relazionarsi rendendo tali agende poco efficienti e “costose” da aggiornare in termini di tempo, quindi…

3) Hanno inventato, già nel 1993 (Apple), il PDA (un’agenda elettronica portatile che sta nel palmo di una mano), quindi le agende su computer (Outlook della Microsoft ad esempio dal 1997), ed è stata perciò naturale la sincronizzazione tra PDA e computer. Questo passo ha dato una mano a tutti ad organizzare in modo più chiaro ed efficiente i propri impegni risolvendo però solo il problema di scomodità d’uso e di “pulizia” dell’organizzazione delle informazioni.

4) Poi hanno cominciato a proliferare i cellulari, con agende elettroniche integrate di tutto rispetto: erano sincronizzabili con i computer ed altri dispositivi e vari tipi di software (di solito proprietari). La tecnologia non è cambiata molto, si è solo integrata con il cellulare: una bella comodità.

5) Poi sono arrivati i calendari via web: i primi erano abbasta rozzi e poco integrabili con il resto del mondo tecnologico per la solita guerra all’aggiudicazione dello standard da parte dei vari produttori. L’utilizzo di un calendario via web comunque era scomodo per il fatto di dover essere necessariamente collegato alla rete.

6) Quindi sono arrivati gli standard come iCAL (Apple, 1998), che hanno fornito la base per l’integrazione tra produttori diversi e oggetti diversi (smartphone, PC, calendario web, PDA, ecc.). Una bella semplificazione! Meno limiti per gli utenti, più facilità di integrazione.

7) Poi nel 2006 è arrivato Google Calendar (uscito dalla beta nel 2009) che si è aggiunto ai “pezzi” disponibili esistenti per gestire i propri impegni. Grazie a questa ultima aggiunta, a mio avviso, oggi, si può riuscire a costruire un sistema di agende elettroniche veramente potente e flessibile, a costo zero, o quasi.

La ricetta che propongo è, banalmente, l’integrazione di tutte queste tecnologie allo scopo di ottenere uno strumento che possa essere il più semplice possibile ma tuttavia molto potente.

Ciò che volevo ottenere, dato che ora ero praticamente costretto a tenere un’agenda, era:

– Memorizzare i dati dell’agenda in un punto centrale (notare bene la definizione: centrale, non unico), ossia devo aggiornarla una sola volta, dovunque i dati siano replicati

– Evitare di dover inserire manualmente TUTTI gli impegni o memo.

– Condividere l’agenda e fare in modo che altri possano eventualmente anche modificarla

– Avere sempre l’agenda con me

– Dare visibilità agli altri solo di alcune parti dell’agenda

– Avere più realtà contemporaneamente visibili nello stesso calendario

– Essere notificato in modo efficace delle scadenze e degli impegni

– Avere la sicurezza di non perdere i dati

– Impiegare il minor tempo possibile per aggiornarla o condividerla

– Per eventi con più persone, evitare di dover concordare in modo “cieco” una data, consultandomi necessariamente e ripetutamente con i partecipanti dell’evento

– Evitare la preoccupazione di dover migrare i dati ad altri dispositivi/software.

Lo scenario: un tipico giorno in agenda

Avere la propria agenda bene organizzata è un lavoro arduo e time consuming. Un’agenda non organizzata è un oggetto poco utile, frustrante e che da l’illusione di essere organizzati. “Non voglio cascarci pure io!” mi sono detto e perciò voglio il massimo del risultato con il minimo della fatica.

Tipicamente, chiunque tenga un’agenda, può ricevere impegni da annotare o aggiornare che scaturiscono da una moltitudine di sorgenti: per la maggior parte di essi, si è direttamente responsabili per l’inserimento nell’agenda, per buona parte di essi invece, sarebbe più logico che altri inserissero l’evento nella nostra agenda; per altri eventi ancora sarebbe opportuno che fossero automaticamente inseriti nella propria agenda.

Questi sono esempi di situazioni comuni che portano via tempo, in cui io mi ritrovo puntualmente:

Situazione: voglio fare gli auguri per un compleanno
Approccio attuale: chiedo la data di nascita (o la reperisco in qualche modo), me la appunto in agenda e mi metto un reminder
Critica: ma perché lo devo fare io? Non è più intelligente se chi fa il compleanno pubblica da qualche parte la sua data di nascita e io me la vado a prendere automaticamente?

Situazione: devo partecipare ad un evento organizzato tramite Facebook
Approccio attuale: mi appunto la data in agenda e mi metto un reminder
Critica: ma perché lo devo fare io? Ho già cliccato su “Parteciperò”!

Situazione: organizzo un evento tramite Facebook
Approccio attuale: mi appunto la data in agenda e mi metto un reminder
Critica: ma perché lo devo fare un’altra volta? Già ho organizzato l’evento con uno strumento elettronico!

Situazione: delego qualcuno a prendermi un appuntamento da qualche parte
Approccio attuale: il delegato mi contatta e mi dice che mi ha preso l’appuntamento, quindi mi appunto la data in agenda e mi metto un reminder
Critica: ma perché lo devo fare io? Non può pensarci direttamente lui?

Situazione: devo sapere se una persona che voglio impegnare in un incontro con me (di solito un familiare stretto) è già impegnata
Approccio attuale: contatto la persona e concordo una data
Critica: perché non posso consultare la sua agenda e arrivare subito ad una proposta più valida? Magari mandandogli un invito direttamente nei giorni in cui è libera, senza la necessità di dover negoziare

Situazione: la mia azienda usa un software interno per la gestione della timbratura delle presenze, delle ferie e dei permessi, a cui devo conformarmi: chiedo un periodo di ferie
Approccio attuale: uso il software aziendale e poi mi appunto la data in agenda e mettendomi un reminder
Critica: ma perché lo devo fare un’altra volta? Già ho richiesto le ferie con uno strumento elettronico!

Situazione: la mia azienda usa un software interno per la gestione della pianificazione delle attività o dei progetti a cui devo conformarmi: devo fare delle valutazioni tra impegni personali e impegni di lavoro per prendere delle decisioni
Approccio attuale: uso il software aziendale per controllare gli impegni e poi spulcio la mia agenda per controllare eventuali criticità o sovrapposizioni
Critica: ma perché devo usare due strumenti diversi? Le informazioni nel software aziendale sono già in formato elettronico! Vorrei vederle contemporaneamente sullo stesso calendario

Situazione: sono a casa e voglio pianificare le vacanze con i miei amici o la mia famiglia
Approccio attuale: mi devo ricordare di ottenere i dati sulle attività/criticità in corso o pianificate al lavoro e poi spulcio la mia agenda insieme a chi verrà in vacanza con me per identificare delle date possibili incrociando i calendari degli impegni di ogni partecipante
Critica: i miei impegni lavorativi vorrei vederli anche da casa o sul PDA/Smartphone, unitamente a quelli personali… e magari incrociati con queli degli altri partecipanti senza doverli copiare dall’agenda lavorativa presso l’azienda o doverli appuntare ogni volta nella mia agenda solo per tenerli a portata di mano

Situazione: devo tenere un registro di una partecipazione di un’altra persona ad un’attività saltuaria con me
Approccio attuale: ogni giorno segno sull’agenda o meno se la persona ha partecipato
Critica: tale persona dovrebbe avere l’autonomia di segnare sulla mia agenda l’evento od io avere la possibilità di aggiungere un calendario integrativo ai miei per ottenere l’informazione senza inserirla direttamente (l’inserimento sarà a cura del partecipante)

Situazione: mi perdo il PDA/Smartphone e guarda caso al computer a cui era sincronizzato si guasta l’hard disk
Approccio attuale: in teoria dovrei fare un backup ogni giorno per non perdere le annotazioni degli impegni, ma in pratica ne faccio uno ogni tanto
Critica: non voglio essere obbligato a fare il backup dell’agenda tutti i giorni, già devo fare il backup di tante altre cose!

La soluzione

La soluzione che propongo permette di ottenere tutti gli obiettivi che mi ero posto e la risoluzione delle inefficienze delle situazioni già descritte.

Il cuore della soluzione risiede nell’utilizzo di Google Calendar e della sua funzionalità di tenere calendari multipli in sincronia.

Grazie allo standard iCal e alla popolarità di Google, oggi esistono decine di strumenti facili da usare che possono essere portati su Google Calendar allo scopo di integrare le agende.

Un caso tipico di utilizzo di questa soluzione è una persona che normalmente utilizza Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird+Lightning per la posta elettronica/calendario, un PDA o SmartPhone di qualunque genere, è iscritto a Facebook, usa un computer personale e/o un computer al lavoro. Penso di aver delineato un profilo abbastanza classico dell’utente tipo del 2011 che utilizza agende elettroniche piuttosto che cartacee.

1) La prima cosa da fare è creare un account su Google Calendar.

2) La seconda cosa da fare è pubblicare il proprio calendario su Google Calendar:

– se usate ad esempio Outlook, Google ha sviluppato un software da installare che provvede a mantenere la sincronizzazione bidirezionale del calendario di Outlook con quello di Google;

– se utilizzate Mozilla Thunderbird + Lightning ad esempio, sarà sufficiente installare il plugin apposito.

– per altre agende elettroniche esistono plugin o software simili.

– se non avete ancora un’agenda, utilizzate direttamente Google Calendar e poi sincronizzatela in seguito con il PDA/Smartphone/… che acquisterete.

– se usate uno SmartPhone/PDA, controllate se il software fornito dal vendor per il vostro apparecchio è predisposto alla sincronizzazione di calendari remoti. Nokia ad esempio, tramite il sito OVI, permette la sincronizzazione via internet del calendario del vostro telefono con quello via web della Nokia, che, ovviamente, può importare calendari esterni, come quello di Google Calendar ad esempio!

3) A seconda delle vostre esigenze potrete quindi fare o meno i passi seguenti:

– se volete risolvere i problemi relativi a Facebook (ossia agli eventi a cui avete risposto che parteciperete), potete installare su Facebook l’applicazione FdCal. Grazie a questa applicazione potrete anche importare tutti i compleanni dei vostri amici di Facebook nella vostra agenda e così eviterete di doverli appuntare singolarmente.

– se volete aggiungere all’agenda le festività italiane e le date dei principali eventi cattolici, potete aggiungere i calendari extra forniti direttamente da Google Calendar.

– se volete aggiungere calendari interessanti o particolari, potete iniziare da Google Calendar stesso (usando le funzioni di ricerca interne) oppure su siti come iCalShare, dove potrete trovare calendari internazionali di ogni tipo come i solstizi e gli equinozi, le fasi lunari, i lanci delle missioni della NASA , il calendario della Champions League e altre cose interessanti.

– se volete rendere partecipe qualcuno del vostro calendario in lettura o anche in scrittura, potete condividere il calendario su Google.

– allo stesso modo, se volete visualizzare gli impegni di qualcuno a voi vicino sul vostro calendario, dovrete farglielo condividere in qualche modo e quindi importarlo su Google Calendar tramite l’apposita funzione (farlo iscrivere su Google Calendar è di solito la soluzione più semplice e funzionale).

– se volete far sapere a tutti che siete impegnati oppure no, potete pubblicare il vostro calendario su internet, istruendo Google Calendar a far vedere solo se siete impegnati o meno, senza specificare il dettaglio del vostro impegno.

– in generale potete importare ed esportare i calendari da/verso qualunque software che supporti lo standard iCal risolvendo molte altre situazioni di integrazione come quelle riportate negli esempi.

 

Buona auto-organizzazione a tutti!

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